IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center

Grünes Licht für die digitale Vorgangsbearbeitung in bayerischen Amtsstuben gab Innenminister Dr. Günther Beckstein mit der Unterzeichnung des Vertrags zur Einführung eines Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems (DMS) in der Bayerischen Staatsverwaltung am 21. April 2005 in München. "Das neue System wird es in den nächsten Jahren ermöglichen, Verwaltungsvorgänge durchgängig digital zu bearbeiten und die Akten elektronisch zu führen. Papierstöße, Umlaufmappen und Registraturschränke werden dann in vielen Behörden der Vergangenheit angehören", sagte Beckstein. Nach einem europaweiten Vergabeverfahren erhält das Unternehmen Fabasoft den Auftrag, dieses Verfahren in den Behörden, Gerichten und sonstigen Dienststellen des Freistaates Bayern einzuführen. Das Projekt ist zentraler Bestandteil der von der Staatsregierung am 09.07.2002 beschlossenen E-Government-Initiative. "Die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung wird die Verwaltungsvorgänge in Bayern nochmals deutlich beschleunigen und damit auch den Freistaat als attraktiven Wirtschaftsstandort weiter stärken", so der Minister. Das System wird die medienbruchfreie, schnelle und rechts sichere Bearbeitung von Anträgen, Dokumenten und Mitteilen sicherstellen, die Bürger und Unternehmen schon heute elektronisch an die Behörden senden können. Beckstein: "Damit ist Sorge getragen, dass der schnelle Weg der Bürger über die Datenautobahn zu den Verwaltungen nicht abrupt am Portal der Behörden endet. Denn bisher müssen für die Bearbeitung bedeutsame Dokumente und Informationen ausgedruckt und herkömmlich auf Papier weiter bearbeitet werden."

Das System wird die gesamte Vorgangsbearbeitung einschließlich Ablage der Akten in elektronischer Form möglich machen. Dokumente und komplette Akten können elektronisch erstellt, empfangen, bearbeitet, versand, abgelegt, recherchiert und ausgesondert, bzw. für die dauerhafte Aufbewahrung an die Archive übergeben werden. "Papierberge und Aktendeckel werden so durch Bits und Bytes ersetzt", erläuterte Beckstein. Zudem sind Dokumente und ganze Vorgänge künftig orts- und zeitunabhängig verfügbar. Mehrere Bearbeiter können zugleich auf Vorgänge zugreifen und sie bearbeiten. Außerdem ist es durch komfortable Recherchemöglichkeiten künftig möglich, schneller zu den nötigen Informationen zu gelangen.

Vertragspartner ist die Arbeitsgemeinschaft Fabasoft, vertreten durch die Fabasoft D Software GmbH, Frankfurt/Mainz. Dieses ist ein Tochterunternehmen der österreichischen Fabasoft –AG mit Sitz in Linz. Das Unternehmen hatte sich in einem europaweiten Vergabeverfahren gegen 23 Unternehmen durchgesetzt. Der Auftrag umfasst während seiner 4jährigen Vertragsdauer (mit einjähriger Verlängerungsoption) die Überlassung und Pflege von Lizenzen für das Standardsoftware Produkt sowie alle mit der Einführung des Verfahrens zusammenhängenden Dienstleistungen, wie Organisationsberatung, Schulung der Anwender und die Anbindung von anderen Fachverfahren. Der Auftrag hat ein Volumen von ca. 8 Millionen Euro.

Neben den Behörden des Freistaates Bayern sollen auch die Kommunalen Verwaltungen und sonstigen rechtlich selbständigen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen, die unter der Aufsicht des Freistaates Bayern stehen, vom Projekt profitieren und Leistungen aus dem Rahmenvertrag abrufen können. Gemeinsam mit Fabasoft und einem bei der Regierung von Schwaben eingerichteten verwaltungsinternen Kompetenzzentrum soll das System zügig und möglichst flächendeckend in den bayerischen Behörden eingeführt werden.

Quelle: Bayerisches Staatsministerium des Innern, 21.04.2005