Ausschlaggebend für die Wahl des Dokumenten-Management-Systems von Gauss waren seine hohe Produktreife, moderne Architektur und Anwenderfreundlichkeit. Zudem suchte Soltau eine Lösung, die auf IBM iSeries läuft. Die Evaluation ergab, dass Gauss einer der wenigen Anbieter für Archivlösungen auf IBM iSeries ist, der gleichzeitig auch das PC-Umfeld abdeckt. Dabei bietet die Lösung offene Schnittstellen zu den Fachanwendungen und ist deshalb einfach zu bedienen.
Vom ersten Tag an war der Nutzen der neuen Dokumenten-Management-Lösung enorm: kein Drucken von endlosen Listen, keine Ablage in Tausenden von Akten und Ordnern sowie ein wesentlich schnellerer Dokumentenzugriff. Der Vorteil für Bürger und Unternehmen: schnelle Auskunft bei persönlichen und telefonischen Anfragen, da in Soltau die Zeiten des Aktensuchens vorbei sind. Im Internet steht zudem ein vollständiger Ratsinformationsdienst auf Basis der elektronisch archivierten Sitzungsunterlagen bereit.
„Durch den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems von Gauss sind die Bearbeitungsprozesse unserer Mitarbeiter wesentlich effizienter. So brauchten früher zwei Mitarbeiter für die Steuerveranlagung fast drei Wochen: einen halben Tag für die EDV-Arbeit – und zweieinhalb Wochen zum Abheften der 9.000 Bescheide. Heute wird für jeden Steuer- und Abgabepflichtigen nur ein Konto geführt. Die Archivierung erfolgt elektronisch. So hat ein Mitarbeiter nach wenigen Stunden die gleiche Arbeit erledigt“, erklärt Thomas Körtge, Leiter EDV und Organisation der Stadt Soltau.
Quelle: News4Press.net
