Mit dem Ausruf "Das ist ein historischer Tag!" bedachte Christian Rupp, Exekutivsekretär des Bundes für E-Government, am Mittwoch neben dem 60. Geburtstag der Zweiten Republik auch den Abschluss des bisher größten Computerprojekts des Bundes: "Lange Aktenwege, unnötige Leerläufe, diverse Medienbrüche und die riesigen, unübersichtlichen Aktenstapel gehören nun endgültig der Vergangenheit an." Nach Schätzungen könnten zwei bis 2,5 Millionen Akten pro Jahr, somit 28 Millionen Transportbewegungen ("Aktentate") eingespart werden. Der Elektronische Akt (ELAK) habe die Prozesse der Bundesverwaltung "schlagartig und nachhaltig verändert", heißt es seitens der "Arge ELAK", der das Bundesrechenzentrum (BRZ), dessen Tochter BIT-S, IBM Österreich und das Softwarehaus Fabasoft angehören.
"ELAK im Bund", also in den zwölf Ministerien mit 8500 Nutzern, kostet zwischen 30 und 40 Millionen Euro, sagte Projektleiter Roland Ledinger. Das sind um rund 20 Prozent mehr als ursprünglich vorgesehen, "dafür inklusive der Buchhaltungsagentur des Bundes". Die auf fünf Jahre berechnete Investition soll sich nach vier Jahren amortisieren. Für das Budget nicht wirksam, denn "der ELAK wird in den Ressorts aus den Einsparungen finanziert".
Was diese betrifft, äußern sich die beiden Hauptverantwortlichen nur sparsam. Rupp sieht für das Kanzleramt um eine Million Euro geringere Druck- und um zwei Millionen Euro niedrigere Portokosten, Ledinger spricht von einer Reduktion der Akten-Durchlaufzeiten und damit des Aufwands um zwölf Prozent. Aber: "Die wirkliche Einsparung entsteht nicht durch Personalabbau, sondern durch das Nicht-Nachbesetzen von natürlichen Abgängen."
Rupp sieht den ELAK als "Verlängerung" des Internet-Amtshelfers www.help.gv.at im Amt selbst: "Wir können den Bürgern nicht qualitativ hochwertige Online-Services anbieten, wenn nicht auch das Back Office vollständig elektronisch funktioniert." Laut Ledinger hätten die Beamten dank der Automatisierung einfacher Vorgänge "wesentlich mehr Zeit für Beratung bei komplexeren Anliegen der Kunden".
Der elektronische Akt hat in den Ministerien den papierenen abgelöst und gilt ab sofort als Original. Ausdrucke sind nur Arbeitskopien. Derzeit arbeiten 8500 Menschen mit dem ELAK. Kanzlisten werden zu "Teamassistenten" umgeschult, die Vorfeldaufgaben erledigen. Die aufwendigste: Alle Papierunterlagen werden eingescannt und laut Ledinger "nur noch elektronisch weiter verarbeitet". Er sieht wie auch Rupp eine "Kulturänderung" in jenen Ressorts, die schon länger mit dem ELAK arbeiten. Ledinger: "Wie meine E-Mails, schaue ich mehrmals täglich auch mein ELAK an - dafür öffne ich die Post nur noch einmal in der Woche!"
Das Bundeskanzleramt arbeitet schon an einer inhaltlichen Erweiterung: Für Österreichs EU-Präsidentschaft 2006 soll ein zentrales Informationssystem aufgebaut werden, das den ELAK als Basis für Wissensmanagement nutzen soll. Noch später sollen ein ämterübergreifender Informationsaustausch sowie gezielte Kommunikation mit den Bürgern folgen.
Autor: (p. m.)
Quelle: Die Presse, 27.04.2005
